Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation 2013-2014

Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada

Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation

 

Juin 2014

 

 

 

Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014

 

Comités de vérification

La création de comités ministériels de vérification indépendants, dont la majorité des membres sont issus de l'extérieur de la fonction publique fédérale, est une composante essentielle de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Le rôle fondamental de ces comités consiste à s'assurer que l'administrateur général obtient des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de compte du ministère.

L'importance des comités de vérification a également été soulignée dans une loi lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques afin d'y ajouter les exigences suivantes :

Prise des mesures nécessaires à la vérification interne
16.1 - L'administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l'accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci.
2006, chap. 9, art. 259.

Constitution d'un comité de vérification
16.2 - Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l'alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l'administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.
2006, chap. 9, art. 259.

Nomination
16.21(1) - Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l'article 16.2, toute personne qui n'occupe pas de poste au sein de l'administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions.

 

Comités de vérification et organismes parlementaires

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor traite expressément des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l'intégrité du secteur public. Sous réserve de l'observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique qu'ils jugent appropriée, compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l'organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui lui est conféré par la loi.

 

Vérification et Évaluation

Bien que la vérification et l'évaluation soient assujetties à des politiques distinctes du Conseil du Trésor, elles sont étroitement liées. On peut le constater dans la plupart des organisations fédérales, où les employés responsables de l'évaluation et la vérification peuvent faire partie du même groupe. À des fins de saine gestion et d'efficacité, le comité de vérification du Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat) est aussi chargé de l'évaluation au sens de la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor, d'où son nom : Comité de vérification et d'évaluation.

 

Rôle du Comité de vérification et d'évaluation (CVE)

Le rôle du Comité est :

• de présenter au commissaire des avis objectifs en ce qui a trait au caractère suffisant, à la qualité et aux résultats d'assurance liés à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification);
• d'examiner, au moyen d'une démarche fondée sur les risques, tous les aspects de base des processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, y compris la production de rapports;
• de fournir des avis, à la demande du commissaire, sur des questions dont ce dernier doit rendre compte aux comités parlementaires;
• de formuler des conseils stratégiques, à la demande du commissaire, sur de nouvelles priorités, des préoccupations particulières ou la reddition de comptes, dont le rapport annuel du commissaire au Parlement.

Le Comité joue un rôle consultatif et rend compte uniquement au commissaire. Au cas où des différends irréconciliables et considérables surviendraient entre les membres externes et le commissaire, les membres externes pourraient décrire ces différends dans leur rapport annuel. Dans des circonstances extraordinaires, les membres externes peuvent demander de témoigner au sujet des différends devant un comité permanent de la Chambre des communes ou du Sénat, ou peuvent être appelés à le faire.

 

Plan annuel et Rapport annuel

Le CVE s'acquitte de ses activités conformément au plan annuel préparé par le président et approuvé par les membres du CVE. Sont précisés au document le nombre de réunions prévues pour l'exercice qui vient, ainsi que les thèmes à couvrir lors de ces réunions. Le président du CVE et la dirigeante principale de la vérification (DPV) se reportent au plan lors de la préparation du projet d'ordre du jour de chaque réunion.

À la fin de chaque exercice, le président du Comité prépare, à l'intention du commissaire, un rapport (le présent document) où il décrit les activités exécutées par le CVE au cours de l'année.

 

Membres

C'est le commissaire qui nomme le président et les membres du Comité. En 2013-2014, le Comité était composé des personnes suivantes :

Président :
Michael Nelson, externe

Membres :
Mario Dion, commissaire
Guylaine Leclerc, externe

Participants non-membres en titre :
Joe Friday, sous-commissaire
France Duquette, dirigeante principale de la vérification
Patricia Fraser, gestionnaire, Services financiers, et dirigeante principale des finances

 

Réunions

En 2013-2014, le Comité s'est réuni aux dates suivantes :

18 juin 2013
4 novembre 2013
8 avril 2014 (Note: Cette réunion a eu lieu en avril afin d'accommoder un des membres du comité. Cependant, toutes les questions discutées étaient reliées à l'année financière 2013-2014)

Lors de chaque réunion ordinaire, il y a eu séance à huis clos à laquelle ont participé le commissaire, la dirigeante principale de la vérification, la dirigeante principale des finances et le représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) (lorsque présent). Les membres externes se sont également réunis à huis clos.

 

Soutien au Comité

Le Comité a reçu de l'information ainsi que du soutien de la direction, ce qui lui a permis de s'acquitter de ses fonctions et responsabilités efficacement. Le commissaire a également mis à la disposition du Comité ses plans opérationnels et les comptes rendus des réunions du Comité exécutif du Commissariat. De plus, le Comité a obtenu l'accès aux rapports internationaux de surveillance compilés par le personnel du Commissariat.

 

Résumé des activités du Comité en 2013-2014

Voici les points étudiés par le CVE en 2013-2014 :

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

• Les états financiers du Commissariat sont vérifiés chaque année par le BVG.
• Le 18 juin 2013, Marise Bédard du BVG a présenté au Comité les résultats de la vérification des états financiers de l'exercice 2012-2013. Elle a mentionné que le BVG ne déclarerait aucun cas de non-conformité ou d'autres questions dans le rapport de vérification. Il n'a été dégagé aucun risque opérationnel ayant eu des répercussions importantes en matière de vérification.
• Mme Bédard a confirmé que la vérification s'était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du Commissariat et de la Commission canadienne des droits de la personne (le fournisseur de services financiers du Commissariat) pour leur entière collaboration.
• Suivant la recommandation du Comité, le commissaire a signé les états financiers vérifiés.

Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2013 et Rapport sur les plans et priorités (RPP) 2014 du Commissariat

• En application de la Politique sur la vérification interne du CT, les membres doivent recevoir un exemplaire du RMR et du RPP, plutôt que d'examiner les documents. Toutefois, dans l'intérêt de la transparence, le commissaire a décidé qu'il continuerait d'offrir aux membres du Comité la possibilité d'étudier le RMR et le RPP du Commissariat et de transmettre leurs observations avant le dépôt de ces rapports au Parlement. En fonction de ses intérêts et disponibilités, chaque membre a décidé s'il fournirait ou non des observations. Au cours de la période du rapport, les observations sur ces deux documents ont été communiquées à la DPF.

Statistiques opérationnelles

• À chacune des réunions, le Comité a eu l'occasion d'examiner les statistiques opérationnelles et de formuler des commentaires à l'égard de celles-ci.
• Des détails ont été fournis sur la gestion de dossiers de divulgation, notamment le nombre de dossiers actifs, les enquêtes en cours ainsi que des statistiques concernant le délai de traitement (l'âge) des dossiers.
• Les membres du Comité se sont réjouis de la qualité de ces présentations et ont demandé qu'elles continuent d'être fournies à chacune des réunions du Comité en plus des présentations sur les processus opérationnels par le personnel du Commissariat tel que la gestion des divulgations, qui a été présentée dans une année ultérieure. Les membres étaient d'avis que les renseignements leur ont permis d'améliorer leur capacité à fournir des conseils au commissaire en matière de rendement et de risques opérationnels.

Budget et ressources humaines

• Le CVE a examiné tous les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et transmis ses observations à la DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu un rapport et une analyse de la DPF concernant les dépenses et les prévisions.
• À chaque réunion du Comité, un compte rendu des questions de ressources humaines a été fourni, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

Vérification interne

• À la réunion du 8 avril 2014, le CVE a reçu le rapport de vérification préparé par la firme Raymond Chabot Grant Thornton sur la gestion de l'information et la protection des renseignements personnels. Les membres ont apprécié la présence à la réunion des vérificateurs, M. Marco Perron et Mmes Annie Dugas et Michelle Nadeau. Les vérificateurs ont répondu aux questions des membres et fourni des éclaircissements et du contexte concernant les observations et certaines formulations contenues dans le rapport. Le Comité a recommandé que le rapport de vérification soit approuvé.

Plan de vérification axé sur le risque du Commissariat

• Lors de la réunion du 8 avril 2014, les membres du Comité ont pris connaissance d'une version actualisée du profil de risque de l'organisation. Le Comité a été satisfait du contenu du document et de l'exposé et a transmis ses observations à la DPV, notamment sa rétroaction et ses opinions sur le risque. Le Comité a offert des conseils à la DPV concernant l'évaluation des compétences des vérificateurs proposés dans le cadre de l'offre à commandes utilisée de concert avec d'autres agents du Parlement.
• Les membres ont convenu à la réunion du 8 avril 2014 qu'il serait de mise de procéder à un examen du profil de risque de l'organisation. Le président et la DPV discuteront du moment approprié pour mener un examen et en informeront le Comité.

Valeurs et éthique

• À la réunion du 4 novembre 2013 du CVE, la DPV a informé le Comité du projet de politique du Commissariat sur les conflits d'intérêts. La politique est entrée en vigueur le 1er janvier 2014.

Composition et réunions du CVE

• Après une année d'expérience de fonctionnement d'un Comité comportant deux membres externes au lieu de trois, le commissaire a confirmé que, compte tenu de la taille du Commissariat, la composition du CVE était appropriée.
• Au cours d'une discussion sur le plan annuel 2013-2014, les membres ont convenu qu'il suffirait de trois réunions par an, étant entendu qu'il serait possible d'organiser au besoin des réunions supplémentaires ou des consultations téléphoniques.

Rapports d'autrui sur le Commissariat

• Comme toutes les autres entités gouvernementales, le Commissariat est assujetti aux lois, y compris à la loi qui le régit, et il en découle donc des rapports d'autres agents du Parlement sur le Commissariat.
• À chaque réunion, le CVE a reçu les résultats de tout rapport mené sur les activités du Commissariat. Le Comité a reçu des rapports produits par la Commission de la fonction publique et le Commissaire à l'accès à l'information et en a discuté. Un rapport par le Vérificateur général du Canada faisant état d'actes répréhensibles dans le cadre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles a été présenté par le Commissaire aux membres du Comité. Le Commissaire a expliqué de façon complète et transparente les circonstances et les détails du cas de divulgation ainsi que les conclusions du Vérificateur général.
• Le CVE s'est assuré que les questions ou les recommandations d'amélioration dans tous les rapports ci-haut mentionnés ont été mises en œuvre ou seront ajoutées au rapport sur les mesures de suivi du CVE.

 

Activités d'orientation et d'apprentissage

En 2013-2014, les membres du CVE ont pris part à diverses activités d'orientation et d'apprentissage, à savoir :

 

Symposium du Bureau du contrôleur général (BCG) pour les comités ministériels de vérification (CMV)

• Les 4 et 5 novembre 2013, le BCG a tenu deux activités d'apprentissage et de perfectionnement à l'intention des membres des comités ministériels de vérification.
• Le 4 novembre 2013, Michael Nelson a assisté à une rencontre pré-symposium des présidents des CMV. Assistaient à la réunion le Contrôleur général et les présidents des CMV des ministères, petits, moyens et grands. Chaque président a été invité à décrire une difficulté ou observation majeure de son CMV. Chaque président de CMV a eu la possibilité de présenter son point de vue au cours de cette séance de deux heures. Quatre thèmes se sont dégagés des observations des présidents :
  • Transition – Nombre de CMV approchaient (en 2014) de la fin du second mandat de quatre ans de leurs premiers membres. Dans les CMV où la majorité ou la totalité des premiers membres – y compris le président – sont ensemble depuis huit ans, il pourrait y avoir une énorme perte d'expérience et de coopération mutuelle. Un autre aspect de la transition est le roulement des SM. Certains CMV ont dû s'adapter à un style différent à l'arrivée d'un nouveau SM.
  • Apprentissage – Les présidents estiment extrêmement important que les membres du CMV connaissent les activités et le contexte fonctionnel et politique de leur ministère ou organisme. Certains CMV, dans de grands ministères, consacrent une journée entière, voire davantage, lors de chaque réunion, à recevoir des séances d'information sur divers thèmes, notamment les activités.
  • Utilisation des CMV à des fins autres que la vérification – Certains présidents ont mentionné que jusqu'à 30 % du temps de leur comité est consacré à offrir des conseils à l'administrateur général sur des questions autres que la vérification. De l'avis général, l'utilisation des CMV à cette fin est une nouveauté utile tant que cela n'empêche pas le comité de s'acquitter de sa fonction première, qui est la prestation de conseils concernant les vérifications.
  • Vérification et divulgation des actes répréhensibles – Il a été question de la relation (au sein des ministères) entre les mécanismes de vérification et les mécanismes de divulgation des actes répréhensibles. L'une des questions clés portait sur la communication des présumés actes répréhensibles, tant au sein de l'organisation de vérification qu'à l'agent responsable de la divulgation et à l'administrateur général. Même si la question n'a suscité que peu de débat, puisque la fin de la séance approchait, il semblerait qu'il y ait de la place pour des initiatives de formation et d'éclaircissement sur cette question, non seulement au sein des comités de vérification, mais également dans les ministères et organismes. Peut-être sera-t-il utile, lors d'un prochain symposium des CMV, de prévoir une tribune discussion.
• Le 5 novembre 2013, Michael Nelson, Guylaine Leclerc et France Duquette ont assisté au symposium des CMV. Parmi les thèmes abordés à cette occasion, mentionnons les leçons retenues d'un CMV arrivé à maturité (Pêches et Océans), le programme de transformation de la gestion financière du gouvernement, une mise à jour sur les activités de Services partagés Canada et une séance d'information sur Objectif 2020 du greffier du Conseil privé. On prévoit un rapport intégral des délibérations au cours de 2014.

Cadre de mesure du rendement du Commissariat

• À la réunion du 4 novembre 2013 du CVE, la DPF a donné un aperçu des modifications apportées par le Conseil du Trésor en ce qui a trait à la mesure des résultats. La nouvelle méthodologie est ambitieuse et introduit des indicateurs de balisage et d'efficacité autorisant une approche « pangouvernementale » à la mesure du rendement. Les membres du CVE ont demandé d'être tenus au courant à mesure que le Commissariat avancera dans l'adoption de cette nouvelle approche.

 

Observations du Comité et points au programme

L'année a été marquée par la stabilité du Commissariat en ce qui a trait aux ressources humaines, au budget et à la charge de travail. Pendant cette période, le commissaire et son personnel ont fait progresser le Commissariat et sa réputation.

Les membres externes du CVE savent que nous ne sommes pas un comité de gestion. Toutefois, conformément à notre charte, nous pouvons fournir des conseils au commissaire sur une gamme de questions, notamment la gestion des risques. Les observations de la présente section du rapport sont formulées dans cette optique.

Dotation

Le commissaire a doté la totalité des postes clés de l'organisation. Le Comité a apprécié la présence d'employés du Commissariat aux réunions du CVE et souhaite bénéficier d'un plus grand nombre d'exposés donnés directement par le personnel en 2014-2015.

Ressources financières

Le commissaire a précisé clairement à son équipe de direction que, dans un contexte d'organisme à effectif complet et d'un retour au budget de base, les décisions de fonctionnement doivent tenir compte des limites budgétaires. Le CVE continuera d'accorder son appui au rôle de la DPF dans ses efforts visant à garantir de bonnes pratiques de prévision et d'établissement du budget. Le Comité est convaincu que des ressources suffisantes sont affectées à la fonction de vérification. Toutefois, jusqu'à présent, il n'a pas été nécessaire d'affecter des dépenses à l'évaluation des programmes. Le Comité exercera une surveillance de l'affectation des ressources à cette nouvelle fonction en 2014-2015.

Activités

Au cours de la période visée par les présentes, le commissaire a déposé quatre rapports sur des actes répréhensibles. Au cours de la période précédente, il y en a eu trois et, dans la période antérieure, un rapport d'acte répréhensible. Au cours de cette même période de trois ans, le commissaire a déféré six plaintes de représailles au Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. En 2010, le CVE a précisé que le plus grand risque pour l'organisation était qu'elle soit perçue comme ne faisant pas son travail. Le travail abattu par le commissaire et son personnel au cours de la période visée a grandement réduit ce risque. Les articles publiés dans les médias concernant les rapports du Commissaire au Parlement font désormais rarement état de critiques envers l'organisation. Au lieu de cela, les journalistes font rapport sur les actes répréhensibles eux-mêmes et sur le mandat du commissaire. C'est une grande réalisation.

Points au programme

Le Comité inclura les points suivants dans son programme pour 2014-2015 :

• fournir des conseils et des recommandations au commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• examiner les rapports de vérification et d'évaluation;
• donner suite aux plans d'action de la direction, notamment les recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• collaborer avec le BVG et le BCG si nécessaire compte tenu du statut d'agent du Parlement du Commissariat;
• en tant que Comité, parvenir à une meilleure connaissance de l'administration et des activités du Commissariat par des séances d'information sur les activités de celui-ci données par des employés appropriés du Commissariat;
• examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport annuel du commissaire déposé au Parlement;
• participer, au besoin, aux activités d'apprentissage proposées à l'ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités de vérification d'autres ministères et organismes;
• fournir au commissaire des conseils, au besoin, concernant l'examen quinquennal de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
• surveiller l'avancement des initiatives du Commissariat visant à réduire les risques par l'amélioration de la sécurité matérielle et de la technologie de l'information.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat

Le CVE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois fois par année seulement; ainsi, il a un rôle difficile en ce qui a trait à la prestation de conseils probants au Commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Voici les mesures qui ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE au commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Lors de chaque réunion du CVE, les deux membres externes ont tenu des séances à huis clos avec la DPF, la DPV et le Commissaire. À chaque séance, on a demandé à la DPV et à la DPF si elles souhaitaient discuter de quelque irrégularité avec les membres externes. Il n'y a eu aucune irrégularité à discuter.
• Au cours de la période visée, le président a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et la DPF.
• Les membres externes ont examiné soigneusement les états financiers trimestriels du Commissariat.
• Le Commissariat a fourni au président du CVE les comptes rendus des réunions du comité exécutif du Commissariat, ainsi que les plans opérationnels de celui-ci pour la période visée.
• Le CVE a discuté à sa réunion du 8 avril 2014 de l'actuel Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques et les membres ont souscrit à son contenu et aux échéanciers. Le CVE a recommandé au commissaire que commence en 2014-2015 la planification d'un examen du profil de risque organisationnel du Commissariat.
• Les membres externes se sont réunis à huis clos le 26 juin 2014 avec Marise Bédard, la directrice principale du BVG responsable de la vérification des états financiers 2013-2014 du Commissariat. Les vérificateurs n'ont pas examiné en détail les mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance. Toutefois, Mme Bédard n'a dégagé, au cours de sa vérification, aucun point préoccupant qui aurait dû être porté à l'attention du CVE, de la DPF, de la DPV ou du commissaire.

Après la prise de ces mesures, les membres externes du CVE ont estimé que le système de contrôles internes et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats, de notre point de vue.

 

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d'évaluation internes

Le Comité a souligné ce qui suit :

• Le CVE se réunit périodiquement, notamment à huis clos, est dirigé par un président externe et sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin.
• Le BVG mène chaque année des vérifications et le personnel du BVG a adressé des félicitations concernant la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé dans l'exécution de ces vérifications.
• Un plan de vérification et d'évaluation axé sur le risque a été préparé et le Comité en a fait l'examen. Au cours des deux derniers exercices, les vérifications prévues ont eu lieu et ont été présentées au CVE pour qu'il en fasse l'examen et formule ses recommandations d'approbation au commissaire.
• De concert avec d'autres agents du Parlement, le Commissariat a commencé à utiliser l'offre à commandes concernant les services de la firme Raymond Chabot Grant Thornton. Les résultats au cours de la période visée ont été favorables.

Le Comité continuera d'examiner la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d'évaluation internes du Commissariat.

 

Michael Nelson, président
Pour le compte du Comité de vérification et d'évaluation du Commissariat